La sélection d’un système ERP (Enterprise Resource Planning) pour une nouvelle organisation représente un choix stratégique crucial qui doit impérativement répondre aux besoins variés de tous les acteurs concernés.

Cet article guide les novices à travers les étapes essentielles de ce processus complexe, en soulignant l’importance d’une démarche structurée et bien conseillée.

Comprendre les besoins multiples

Lorsque la direction financière choisit un ERP, elle privilégie souvent des fonctionnalités de reporting et de tableaux de bord. Cependant, ces choix peuvent ne pas répondre pleinement aux exigences opérationnelles des différents métiers de l’organisation, qui nécessitent un outil flexible, convivial, et personnalisable.

De même, l’implication de la DSI est cruciale non seulement pour l’intégration de l’ERP dans l’environnement technologique de l’organisation mais aussi pour s’assurer de sa maintenabilité et de sa sécurité contre les intrusions externes.

Définition des prérequis et rédaction du cahier des charges

La rédaction d’un cahier des charges précis est un préalable obligatoire. Ce document doit clairement définir les besoins de tous les acteurs internes pour éviter une orientation trop spécifique vers un domaine comme la finance ou l’IT.

Ce cahier des charges servira de base pour évaluer les différentes propositions des fournisseurs d’ERP.

Choix du modèle de déploiement : On-premise ou cloud

Le choix entre une solution on-premise et une hébergée dans le cloud comporte des avantages et des inconvénients significatifs.

Les solutions on-premise offrent un contrôle total et une personnalisation plus poussée, tandis que les solutions cloud promettent une réduction des coûts initiaux et une flexibilité accrue.

Les coûts des licences et les modalités de maintenance doivent également être pris en compte dans cette décision.

Sélection des partenaires et validation par POC

Après avoir défini le cahier des charges, il est essentiel de contacter différents partenaires ciblés. Ces derniers devront défendre leur solution, montrant comment elle répond aux exigences, soit directement en standard, soit par des adaptations spécifiques.

Un Proof of Concept (POC) est souvent utilisé par les éditeurs et intégrateurs pour démontrer l’adéquation de leur solution aux besoins exprimés.

Suivi réglementaire et évolutions du produit

Il est crucial de choisir un éditeur capable de suivre l’évolution réglementaire, comme la dématérialisation, et de mettre à jour sa solution sans perturber l’existant.

Le coût annuel de la solution, en dehors des demandes accessoires, doit également être évalué avec précision.

Choix final et rôle de l’intermédiaire neutre

La phase finale de sélection de l’ERP nécessite la réunion de tous les acteurs clés pour prendre une décision éclairée.

L’utilisation d’un intermédiaire neutre, tel qu’un consultant en ERP expérimenté, est recommandée pour organiser et guider les différentes étapes.

Ce consultant jouera un rôle crucial non seulement dans le choix de la solution mais aussi dans l’accompagnement de sa mise en place, agissant comme AMOA ou PMO.

Conclusion

Choisir un système ERP adapté est une démarche complexe qui nécessite une expertise et une compréhension profondes des besoins multidimensionnels d’une organisation.

Ce n’est pas parce qu’on a la recette qu’on est expert; sollicitez-nous pour vous accompagner !

Assurer le succès de votre projet ERP exige plus qu’une simple sélection de fonctionnalités; il s’agit de comprendre et d’intégrer les besoins de tous les acteurs pour aboutir à une solution qui soutiendra l’organisation dans ses défis futurs.