Malgré l’investissement massif dans des systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) sophistiqués, de nombreux grands groupes continuent à s’appuyer sur Microsoft Excel pour certaines tâches critiques.

Cet article explore pourquoi Excel reste indispensable dans le paysage des outils de gestion d’entreprise, même lorsque des solutions plus complexes et coûteuses sont en place.

Flexibilité et agilité d’Excel

L’un des principaux atouts d’Excel réside dans sa flexibilité et sa simplicité d’utilisation. Dans un environnement où la gouvernance est en constante évolution et les besoins de suivi changent fréquemment, Excel offre une adaptabilité que les ERP ne peuvent souvent pas égaler rapidement. 

Pour les utilisateurs d’un ERP, faire même un virage à 90° dans un ERP nécessite une préparation minutieuse, l’ajustement de nombreux paramètres et parfois des développements logiciels spécifiques.

En revanche, avec Excel, il suffit d’ouvrir une nouvelle feuille, de concevoir un modèle adapté aux nouveaux besoins et de commencer immédiatement à travailler.

Réponse rapide aux demandes ad hoc

Les ERP sont conçus pour gérer les opérations de l’entreprise de manière standardisée et sécurisée, mais ils peuvent être rigides lorsqu’il s’agit de répondre à des demandes ad hoc ou de fournir des analyses personnalisées rapidement. Excel, en comparaison, permet aux utilisateurs de créer et de manipuler des données pour des rapports spéciaux ou des analyses ponctuelles sans avoir besoin de l’intervention du département IT ou de modifications profondes dans le système ERP.

L’ERP et Excel : complémentarité plutôt que substitution

La mise en place d’un ERP n’entraîne pas nécessairement l’élimination d’Excel. Pour des tâches quotidiennes et structurées, l’ERP offre une fiabilité et une efficacité qui sont essentielles pour le fonctionnement régulier des activités d’une grande entreprise. 

Cependant, pour des analyses exploratoires, des simulations financières ou des calculs complexes qui doivent être ajustés fréquemment, Excel est souvent plus approprié.

Intégration des tâches récurrentes dans l’ERP

Lorsque certaines tâches réalisées initialement dans Excel deviennent pérennes et récurrentes, il est judicieux de les intégrer dans l’ERP.

Cette migration garantit la fiabilité de l’information et le gain de productivité, car l’ERP peut automatiser et sécuriser le traitement des données régulières.

Cette intégration doit être effectuée avec soin pour assurer que les processus sont bien compris et correctement configurés dans le système ERP.

Conclusion

Excel, malgré l’émergence de technologies avancées, reste un outil indispensable dans l’arsenal des entreprises modernes. Il offre une souplesse et une capacité de réponse rapide qui complètent les fonctionnalités robustes et intégrées des systèmes ERP.

En reconnaissant les forces de chaque outil et en les utilisant de manière complémentaire, les organisations peuvent maximiser leur efficacité opérationnelle tout en restant agiles et adaptatives aux changements.

Ce n’est pas parce qu’on dispose d’un ERP avancé qu’on doit renoncer à la flexibilité offerte par Excel.

L’utilisation judicieuse de ces outils en tandem est essentielle pour naviguer efficacement dans le paysage complexe et changeant des affaires modernes.